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Smart Working: che cos’è e come organizzarsi!

Che cos’è lo Smart Working? Come funziona e quali sono gli strumenti utili per realizzarlo?
Lo Smart Working è un modello organizzativo che interviene nel rapporto tra individuo e azienda. Propone autonomia nelle modalità di lavoro a fronte del raggiungimento dei risultati e presuppone il ripensamento “intelligente” delle modalità con cui si svolgono le attività lavorative anche all’interno degli spazi aziendali, rimuovendo vincoli e modelli inadeguati legati a concetti di postazione fissa, open space e ufficio singolo che mal si sposano con i principi di personalizzazione, flessibilità e virtualità

Letteralmente smart working significa “lavoro intelligente”, proprio ciò che il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM, ndr.) esorta a seguire: essere intelligenti, anche e soprattutto dal punto di vista lavorativo, vuol dire organizzarsi per evitare il più possibile gli assembramenti e gli incontri con la clientela, o gli altri colleghi.
Bisogna comunque sempre tener presente che adottare lo Smart Working non vuol dire soltanto lavorare da casa e utilizzare le nuove tecnologie, lo Smart Working non è il telelavoro: è anche, e soprattutto, un paradigma che prevede la revisione del modello di leadership e dell’organizzazione, rafforzando il concetto di collaborazione e favorendo la condivisione di spazi. Nell’ottica smart, il concetto di ufficio diventa ‘aperto’, il vero spazio lavorativo è quello che favorisce la creatività delle persone, genera relazioni che oltrepassano i confini aziendali, stimola nuove idee e quindi nuovo business.

Come ha sottolineato Mariano Corso, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, «Lo Smart Working non può essere la soluzione per “bloccare” la pandemia ma, con l’impegno di tutti, può rappresentare una misura per ridurre rischi, attenuare disagi e contenere gli enormi danni economici e sociali che questa emergenza rischia di causare. I lavoratori, e soprattutto coloro che sono già Smart Workers, devono restituire il credito di fiducia dimostrando autonomia, impegno e senso di responsabilità».

Lo smart working prevede spesso il coordinamento di più persone dello stesso team, strumenti che devono essere disponibili su PC e smartphone e che devono favorire la condivisione e la modifica dei dati in tempo reale, qualcosa che va oltre il mandare una mail o scrivere in un gruppo di WhatsApp. Vediamo insieme quali sono i principali strumenti e canali comunicativi.

  1. G Suite: tutti gli strumenti che mette a disposizione Google. Google Drive permette di immagazzinare ogni tipo di file o cartella e renderla condivisibile per tutti. Grazie a Documenti è possibile creare un documento che può essere modificato in tempo reale da più persone e lo stesso vale per i fogli di calcolo, con Fogli, le presentazioni. Con Calendar potete tenere uno scadenziario aggiornato per tutti i membri di un gruppo di lavoro e fissare delle teleconferenze su Hangout.  E tutto questo costa solo il tempo di crearsi una Gmail.
  2. Trello: è lo strumento perfetto per organizzare il flusso di lavoro tra più persone e volendo può essere migliorato integrandolo con Google Calendar e alcune funzioni automatiche. Ogni compito, ad esempio, un articolo da scrivere o un bug da eliminare, rappresenta una scheda aperta in cui è possibile scambiarsi messaggi, inserire link o documenti e che può essere spostata nelle varie colonne che sono state create per identificare le fasi di lavorazione.
  3. Slack: Un ottimo sistema di messaggistica interna per un team. È possibile creare stanze separate per ogni cliente o progetto, espandere i singoli messaggi in discussioni più complesse e integrare il tutto con gli altri strumenti che vi abbiamo segnalato.
  4. Pomodoro Tracker: La cosiddetta “tecnica del pomodoro” è un metodo di gestione del tempo strutturata in cicli di lavoro di 25 minuti, spezzati da una breve pausa di un paio di minuti e con pause più lunghe ogni quattro intervalli di tempo.
  5. Skype: resta un caposaldo delle teleconferenze ed è utilizzato da moltissime persone che magari non hanno dimestichezza con altri strumenti.

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